Polityka prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie QRator.space, formularzu kontaktowym, wersjach demo oraz panelu CMS.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie QRator.space jest Emabe Mateusz Mączka, NIP: 9191734716. Kontakt w sprawach prywatności: contact@qrator.space.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych. Kontakt z IOD: iod@qrator.space.

2. Zakres stosowania polityki

Polityka dotyczy strony sprzedażowej QRator.space, formularza kontaktowego, stron demonstracyjnych, publicznych przewodników QR oraz panelu administracyjnego CMS udostępnianego instytucjom. Jeżeli instytucja korzystająca z QRatora publikuje własny przewodnik dla zwiedzających, może być odrębnym administratorem danych albo współadministratorem w zakresie opisanym w umowie wdrożeniowej.

QRator może też działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie instytucji, np. gdy utrzymuje CMS, hosting, pliki multimedialne, konta redaktorów i statystyki użycia przewodnika. Szczegółowy podział ról powinien wynikać z umowy z klientem.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa instytucji, zakres wdrożenia, treść wiadomości, informacje o wyrażonych zgodach oraz podstawowe dane techniczne potrzebne do obsługi formularza.
• Konta administracyjne CMS: adres e-mail, imię i nazwisko lub nazwa użytkownika, rola, historia logowania, tokeny aktywacji lub resetu hasła, ustawienia konta i czynności wykonane w panelu, jeżeli są rejestrowane dla bezpieczeństwa i rozliczalności.
• Wersje demo: dane logowania do kont demonstracyjnych, techniczne informacje o użyciu demo, ewentualną korespondencję dotyczącą dostępu oraz statystyki korzystania z wersji pokazowych.
• Publiczne przewodniki QR: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, wybrany język, preferencje dostępności oraz zagregowane informacje o skanach i odsłonach, o ile są potrzebne do działania, bezpieczeństwa lub statystyk przewodnika.
• Treści i multimedia: materiały wprowadzane przez administratorów instytucji, w tym opisy, zdjęcia, pliki audio, wideo, mapy, plany sal, kody QR i dane o autorach lub redaktorach, jeżeli zostały dodane do systemu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zapytań i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt prowadzi do podjęcia działań przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy odpowiadamy na zapytanie osoby działającej w imieniu instytucji.
• Kontakt e-mailowy lub telefoniczny po wysłaniu formularza: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli prosimy o zgodę na wybrany kanał kontaktu; zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
• Realizacja umowy, utrzymanie CMS i obsługa kont administracyjnych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku użytkowników wskazanych przez klienta także art. 6 ust. 1 lit. f RODO jako prawnie uzasadniony interes polegający na świadczeniu, zabezpieczeniu i rozliczeniu usługi.
• Bezpieczeństwo, logi techniczne, ochrona przed nadużyciami i hCaptcha: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie serwisu, kont, formularzy i infrastruktury.
• Rachunkowość, podatki i obowiązki prawne: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przechowywanie dokumentów, faktur lub korespondencji wynika z przepisów prawa.
• Roszczenia i obrona praw: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na dochodzeniu roszczeń, obronie przed roszczeniami oraz dokumentowaniu ustaleń.
• Analityka i marketing online: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli narzędzia analityczne lub marketingowe wymagają zgody użytkownika; szczegóły opisuje Polityka cookies.

5. Odbiorcy danych i dostawcy technologii

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w utrzymaniu serwisu, hostingu, poczty elektronicznej, bezpieczeństwa, obsługi formularzy, generowania treści, tłumaczeń, audio, przechowywania plików, analityki i obsługi prawno-księgowej. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów lub własnych regulaminów, w zależności od roli prawnej.

W szczególności QRator może korzystać z usług takich jak: dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, dostawca poczty e-mail skonfigurowany dla domeny qrator.space, hCaptcha do ochrony formularzy, DeepL do tłumaczeń, ElevenLabs do generowania audio, Cloudflare R2 do przechowywania plików, narzędzia analityczne oraz podmioty obsługujące księgowość, prawo i administrację.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców technologicznych może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku administrator stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO.

Zakres przekazywania danych zależy od konfiguracji konkretnego wdrożenia, w tym wybranych integracji, miejsca hostingu, używanych narzędzi AI, usług pocztowych i sposobu przechowywania multimediów.

7. Okres przechowywania danych

• Zapytania z formularza: przez czas potrzebny do obsługi zapytania i dalszej korespondencji, a następnie nie dłużej niż 24 miesiące, chyba że powstanie relacja umowna albo konieczne będzie dłuższe przechowywanie w celu obrony roszczeń.
• Dane klientów i kont administracyjnych: przez okres obowiązywania umowy, korzystania z konta lub świadczenia usługi, a po zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do dochodzenia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności systemu, zwykle do 12 miesięcy, chyba że konkretny incydent wymaga dłuższego zachowania danych.
• Zgody i preferencje: do czasu ich wycofania, zmiany lub wygaśnięcia, a informacje dowodowe dotyczące zgody przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wniosek można wysłać na adres contact@qrator.space. Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

9. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie. Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta administracyjnego jest niezbędne do korzystania z CMS. Dane przetwarzane w logach technicznych są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania usługi.

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Możemy korzystać z narzędzi AI do wspierania tłumaczeń, generowania audio lub przygotowania treści, ale publikacja materiałów w CMS powinna być kontrolowana przez administratora lub redaktora instytucji.